理事会、代議員会におけるメールを用いた審議、ならびにウェブまたはテレビ通信による会議における申し合わせ事項
1．理事会、代議員会における審議は、一堂に会して検討、議決することを原則とする。しかし、以下の場合には、メールを用いた審議、ウェブまたはテレビ通信による会議を認めることとする。
（1）審議、議決を急ぐ特段の理由のある案件のとき
発議者の申し出に応じて、メールを用いた審議、ウェブまたはテレビ通信による会議の必要性を代表理事が認めた場合
（2）災害や感染症の拡大などで一堂に会することが困難または不適切と考えられるとき
災害や感染症の拡大などの情勢に基づき、代表理事がメールを用いた審議、ウェブまたはテレビ通信による会議の必要性を認めたとき
（3）危急の議論を要する案件であるが、その理事または代議員の出席がかなわず、ウェブまたはテレビ通信での発議、討議への参加が不可欠なとき
理事または代議員の申し出に応じて、ウェブまたはテレビ通信での発議、討議が不可欠であると代表理事が認めた場合
2．いずれの場合も、メール審議、ウェブまたはテレビ通信による会議であることによって、十分な議論が行われないままに評決が行われたり、通信状況や通信手段へのリテラシーによって公平な審議が妨げられることがないように代表理事は努めなければならない。
3．会議資料は、事前に印刷物、ファイルのメール送付、ウェブ会議システムへのアップロードなどで配布し、すべての会議参加者が閲覧できるように準備する。
4．メール審議、ウェブまたはテレビ通信による会議において審議することへの異議が提出された場合には、代表理事は第一項に該当すると判断した理由を説明し、まず審議の可否を巡る評決を行う。否決された場合に以後の審議を行わない。
5．ウェブまたはテレビ通信による会議では、参加していない理事または代議員も参加構成員として扱い、参加構成員の同意が、その決議に必要な数に至っているか否かによって決する。なお、決議に必要な票数は、通常の会議開催の場合と変わらない。開催メール審議では、期限を設定し、期限までに未回答であった場合、原則的に承認として扱う。
6．この申し合わせ事項は、令和2年7月5日より有効とする。
メールを用いた委員会審議およびウェブまたはテレビ通信を用いた委員会参加に関する申し合わせ事項
1．メールを用いた委員会審議
(1) メールを用いた委員会あるいはそれに準じたワーキンググループ等の会議における審議（以後、メール審議）では、発議者がその議事を取りまとめる立場にある者（以後、議長）と相談のうえ、議長が必要と認めた案件について行う。
(2) 審議の過程でメール審議において評決を行うことへの異議が提出された場合には、まずメール審議の可否について評決を行う。メール審議で案件を扱うことが否決された場合には、その評決を行わない。
(3) 議長は、その議事を決するに十分な時間をかけて審議するよう努めなければならない。
(4) 議事は、返信した構成員の同意が、その決議に必要な数に至っているか否かによって決する。未回答の扱いは原則的に承認とする。
2．ウェブまたはテレビ通信を用いた委員会参加
(1) ウェブまたはテレビ通信を用いた委員会あるいはそれに準じたワーキンググループ等の会議への参加の是非は議長が決定する。
(2) 会議の資料は、事前に印刷物、ファイルのメール送付、ウェブ会議システムへのアップロードなどで配布し、すべての会議参加者が閲覧できるように準備する。
(3) 議事は、ウェブまたはテレビ通信を用いた委員会参加者を出席として扱い、出席者の同意がその決議に必要な数に至っているか否かによって決する。
3．この申し合わせ事項は、平成30年12月２日より有効とする。